¿Clientes furiosos? Las funciones de VoIP pueden calmarlos

Cuando los clientes llaman a su mesa de ayuda, una de las primeras cosas que escuchan es su mensaje de espera automatizado. Este mensaje puede animar o empeorar su estado de ánimo, por lo que debe elegir sabiamente. Siga estos sencillos pasos para asegurarse de no frustrar a sus clientes más de lo que ya estaban.

Contrata profesionales para grabar tu mensaje en espera

Los mensajes en espera son el primer punto de contacto de sus clientes con su empresa cuando necesitan ayuda, por lo que sus mensajes deben grabarse profesionalmente. Puede sentirse tentado a tener una producción interna porque inicialmente costará menos que contratar a un locutor profesional y alquilar un estudio, pero a la larga, los mensajes grabados profesionalmente en los sistemas de respuesta de voz interactiva (IVR) de su empresa serán más beneficioso.

Los locutores tienen las habilidades y el equipo para darle a su sistema telefónico esa sensación profesional, amigable y placentera. Si quiere sonar sincero acerca de ayudar a sus clientes con sus problemas, invierta en mensajes en espera grabados profesionalmente.

Use música relajante en espera para mantener ocupadas a las personas que llaman

Otra estrategia para evitar que los clientes cuelguen mientras están en espera es poner música mientras esperan. El truco para mantener la calma en las llamadas es elegir la música adecuada. Puede pensar que su elección de música es un detalle minucioso, pero puede hacer o deshacer si los clientes deciden irse o quedarse. Debe encontrar un equilibrio entre la participación y la relajación, que es mucho más fácil cuando tiene el poder de elegir o cambiar melodías en solo unos minutos. Los sistemas telefónicos basados ​​en la nube le permiten hacer exactamente esto al permitirle probar diferentes melodías.

Proporcionar información clara y útil

No todos los que llaman a su línea directa de atención al cliente tienen un problema. A veces, las personas solo necesitan una pieza de información. Use sus IVR para ayudar a las personas que llaman a encontrar información no crítica y preguntada con frecuencia, como el horario comercial, ofertas especiales y actualizaciones menores de la cuenta. También puede implementar un sistema más complicado que redirija a los clientes a inquietudes específicas, como la administración de cuentas y las instrucciones de pago. Esto libera a los representantes de atención al cliente para que se ocupen de problemas que requieren interacciones humanas reales, como recorridos y malentendidos de políticas.

Conectar la llamada a una persona real

Según un estudio, el 83% de los clientes prefieren la interacción humana a los canales automatizados cuando resuelven problemas de servicio al cliente. Sus grabaciones automatizadas pueden disminuir la agitación o la frustración de los clientes, pero nada es mejor que hablar con una persona real. Proporcione siempre una opción inmediata para hablar con un representante de servicio al cliente en su IVR. La mayoría de las empresas dedican un número particular durante las llamadas para conectarse con una persona real que pueda ayudarlos con sus inquietudes. Esto demuestra que se toma en serio los problemas de sus clientes.

Hay muchas maneras en que un sistema de VoIP puede ayudar a su empresa a alcanzar nuevas alturas. Nuestro equipo de técnicos capacitados puede instalar soluciones telefónicas asequibles y de vanguardia que son fáciles de usar. Llámenos hoy para obtener más información.