Evitar el error de migración de Office 365

Office 365, la versión de Office basada en la nube, es una de las suites de software más populares que usan las pequeñas y medianas empresas ( pymes) hoy. Con un número cada vez mayor de empresas que migran a esta solución, no sorprende que muchas otras estén considerando dar el paso. Sin embargo, siempre existe la posibilidad de que falle la migración. Aprenda a evitar esto conociendo las cinco formas más comunes en las que la migración de Office 365 puede fallar.

1. Velocidades lentas de conexión a Internet

Para evitar esto, pídale a un proveedor de Office 365 que pruebe sus conexiones de red existentes para asegurarse de que su conexión a Internet pueda manejar la migración y el funcionamiento diario de Office 365. De lo contrario, deberían poder ofrecerle una solución más eficiente.

Debido a que Office 365 se basa principalmente en la nube, necesitará una conexión con un ancho de banda sólido. Al migrar sus archivos y su sistema a Office 365, es probable que necesite consumir una gran cantidad de ancho de banda. Esta demanda a menudo será suficiente para gravar la mayoría de las líneas de pequeñas empresas, lo que resultará en velocidades de Internet más lentas durante todo el proceso. Los empleados pueden tener dificultades para hacer su trabajo correctamente si dependen de Internet, por lo que se recomienda realizar migraciones fuera del horario laboral.

Más allá de esto, Office 365 se entrega con mayor frecuencia a través de una conexión a Internet, en lugar de servidores internos. Esto significa que la demanda diaria de ancho de banda aumentará. Si ya está notando velocidades lentas e interrupciones del servicio antes de implementar Office 365, es probable que vea estos problemas agravados después de la implementación.

2. Los buzones y los archivos son demasiado grandes

Si bien las versiones comerciales de Office 365 vienen con 100 GB de almacenamiento de correo electrónico y más de 1 TB de almacenamiento de archivos por usuario, poner sus correos electrónicos y archivos en línea puede llevar un tiempo, especialmente si tiene usuarios cuyas bandejas de entrada se están acercando al límite de almacenamiento .

Como regla general, los archivos más grandes harán que la migración de archivos tarde más. Si no se prepara para esto, es posible que la migración afecte el trabajo o incluso cause problemas recurrentes de datos no disponibles cuando se necesiten.

Para evitar esto, anime a su personal a archivar sus bandejas de entrada de correo electrónico y elimine o elimine los correos electrónicos con archivos adjuntos grandes que no son necesarios.

3. Usuarios desinformados

La migración promedio de Office 365 demora entre uno y tres días, según el tamaño de la empresa y la cantidad de datos que se transfieran. Si inicia la migración sin informar a los usuarios que no se podrá acceder a algunos archivos y correos electrónicos durante este período, o que es posible que algunos sistemas no funcionen, podría terminar con empleados incapaces de hacer su trabajo y creando resentimiento por la nueva plataforma.

En su lugar, informe a sus empleados sobre cómo se ejecutará la migración y qué pueden esperar durante el proceso. Más allá de esto, debe realizar sesiones de capacitación sobre cómo usar los nuevos sistemas para asegurarse de que todos estén informados antes de comenzar a usarlos. Esto aumentará la posibilidad general de que la migración de la plataforma y el uso posterior sean exitosos.

4. Software más antiguo y menos compatible instalado en los sistemas

Si bien muchas versiones de Office 365 vienen con suscripciones a la última versión de Microsoft Office, hay soporte integrado para sistemas que ejecutan versiones de Office un poco más antiguas. Si su empresa usa una versión anterior a Office 2010 (por ejemplo, Office 2003), no podrá usar correctamente Office 365.

Más allá de esto, también deberá usar la última versión de su navegador de Internet. Si usa Chrome o Firefox, esto no será un problema. Sin embargo, si usa Internet Explorer, es posible que tenga problemas, ya que Microsoft ya ha descontinuado el programa a favor de Microsoft Edge.

La buena noticia sobre Office 365 es que los requisitos reales de los sistemas son bajos, por lo que casi todas las empresas podrán integrarlo. Recomendamos que para poder usar todas las características de Office 365, pida a su proveedor que se asegure de que su software y sus sistemas sean compatibles con él.

5. Migraciones de bricolaje

En papel, migrar a Office 365 es un proceso bastante simple y directo. Lo que muchas empresas descubren cuando realizan la migración ellas mismas es que el proceso es mucho más difícil de lo esperado. Se encuentran con problemas inesperados que requieren que un experto en TI los resuelva.

Para garantizar una migración sin problemas, es una buena idea trabajar con un proveedor de TI como nosotros. Podemos asegurarnos de que sus sistemas estén listos y que la migración sea fluida. Contáctenos hoy para aprender más.


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