Office 365 es una solución completa en la nube que le permite almacenar miles de archivos y colaborar en ellos también. Además de sus funciones de productividad, el servicio viene con soluciones de seguridad y cumplimiento que ayudarán a las empresas a evitar las aplastantes repercusiones financieras y legales de la pérdida de datos. Sin embargo, incluso con sus herramientas de seguridad integrales, el servicio tiene algunos riesgos de seguridad de datos que deben abordarse. Los siguientes consejos mantendrán la privacidad y seguridad de los datos de su empresa.
Aprovecha las alertas de políticas
Establecer notificaciones de políticas en el Centro de cumplimiento de Office 365 puede ayudarlo a cumplir con las obligaciones de seguridad de datos de su empresa. Por ejemplo, los consejos sobre políticas pueden advertir a los empleados sobre el envío de información confidencial cada vez que estén a punto de enviar mensajes a contactos que no figuran en la red de la empresa. Estas advertencias preventivas pueden evitar fugas de datos y también educar a los usuarios sobre prácticas más seguras para compartir datos.
Dispositivos móviles seguros
Dado que los teléfonos inteligentes y las tabletas personales se utilizan a menudo para acceder al correo electrónico, el calendario, los contactos y los documentos del trabajo, protegerlos debe ser una parte fundamental de la protección de los datos de su organización. La instalación de funciones de administración de dispositivos móviles para Office 365 le permite administrar las políticas de seguridad y los permisos/restricciones de acceso, y borrar de forma remota los datos confidenciales de los dispositivos móviles si se pierden o son robados.
Usar autenticación multifactor
No confíe en una sola contraseña para proteger sus cuentas de Office 365. Para reducir el riesgo de secuestro de cuenta, debe habilitar la autenticación multifactor. Esta función dificulta el acceso de los piratas informáticos a su cuenta, ya que no solo tienen que adivinar las contraseñas de los usuarios, sino que también proporcionan un segundo factor de autenticación, como un código SMS temporal.
Aplicar tiempos de espera de sesión
Muchos empleados suelen olvidarse de cerrar sesión en sus cuentas de Office 365 y mantener sus computadoras o dispositivos móviles desbloqueados. Esto podría dar a los usuarios no autorizados acceso sin restricciones a las cuentas de la empresa, lo que les permitiría robar datos confidenciales. Al aplicar tiempos de espera de sesión a Office 365, cuentas de correo electrónico y redes internas, el sistema cerrará automáticamente la sesión de los usuarios después de 10 minutos, evitando que los piratas informáticos abran estaciones de trabajo de la empresa y accedan a información privada.
Evite compartir calendarios públicos
Las funciones para compartir calendarios de Office 365 permiten a los empleados compartir y sincronizar sus horarios con sus colegas. Sin embargo, compartir públicamente esta información es una mala idea porque ayuda a los atacantes a comprender cómo funciona su empresa, determinar quién está ausente e identificar a los usuarios vulnerables. Por ejemplo, si los administradores de seguridad aparecen públicamente como “Fuera de vacaciones”, un atacante puede ver esto como una oportunidad para liberar malware en computadoras desatendidas.
Emplear controles de acceso basados en roles
Otra característica de Office 365 que limitará el flujo de datos confidenciales en su empresa es la administración de acceso. Esto le permite determinar qué usuario (o usuarios) tienen acceso a archivos específicos en su empresa. Por ejemplo, el personal de recepción no podrá leer ni editar documentos de nivel ejecutivo, lo que minimiza las fugas de datos.
Cifrar correos electrónicos
El cifrado de información clasificada es su última línea de defensa para proteger sus datos. Si los piratas informáticos interceptan sus correos electrónicos, las herramientas de cifrado harán que los archivos sean ilegibles para los destinatarios no autorizados. Esto es imprescindible para Office 365, donde los archivos y correos electrónicos se comparten regularmente.
Si bien Office 365 ofrece a los usuarios la capacidad de compartir datos y colaborar, debe ser consciente de los riesgos potenciales para la seguridad de los datos en todo momento. Cuando trabaje con nosotros, nos aseguraremos de que su empresa se mantenga al día con las obligaciones de cumplimiento y seguridad de datos en constante cambio. Si necesita ayuda para proteger Office 365, ¡también podemos ayudarlo! Contáctenos hoy para más detalles.
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