Si es como la mayoría de las personas, solo usa las aplicaciones de chat de su oficina para tareas sencillas y cotidianas. uso: para hacerle una pregunta a alguien o para ponerse en contacto con colegas. Pero, ¿no sería genial si pudieras hacer más cosas a la vez en estas aplicaciones, como completar tareas y chatear con colegas, todo en una sola ventana? Tal vez ya haya oído hablar de las sólidas funciones de Microsoft Teams para lograr esto, pero ¿cómo puede aprovechar al máximo el programa?
La conveniencia de las aplicaciones de chat ha permitido a los trabajadores reducir el tiempo que dedican a chatear con colegas y dedicar más tiempo a sus tareas. Además, el software relacionado con el trabajo se está volviendo cada vez más móvil y fácil de usar, con aplicaciones como Microsoft Teams que reúne varias plataformas diferentes. Así es como puedes usar eso a tu favor:
Utilice SharePoint para almacenar y compartir archivos
Es posible que ya esté utilizando SharePoint para almacenar archivos y colaborar con sus compañeros de equipo. Pero, ¿sabía que en todos los canales de Teams puede hacer clic en la pestaña Archivos para compartir archivos de SharePoint con los miembros del equipo? También puede acceder a archivos de SharePoint ya compartidos en el canal y usar Office Online u Office Desktop para colaborar en esos archivos.
Reenviar correos electrónicos a un canal
Recibe innumerables correos electrónicos todos los días, muchos de los cuales pueden estar enterrados en sus bandejas de entrada. Afortunadamente, Microsoft facilita el reenvío de cualquier mensaje de correo electrónico desde Outlook a un canal de Teams para que aparezcan en ambas plataformas.
Para hacer esto, haga clic en los puntos suspensivos (…) al lado de cualquier nombre de canal y seleccione Obtener dirección de correo electrónico. Esto genera una dirección de correo electrónico para el canal, que puede copiar y usar para reenviar archivos, documentos y mensajes.
Quédese con algunos grupos
Si bien puede crear tantos grupos dentro de su organización como desee, exagerar puede resultar en una interfaz de mensajería desordenada que abruma a los miembros del equipo. En su lugar, puede crear grupos según la cantidad de proyectos y miembros del equipo involucrados ー siempre puede agregar más si es necesario.
Configurar audioconferencias
Teams le permite organizar reuniones de voz con grupos o con un solo miembro del equipo. Esto es particularmente útil cuando se comunica con trabajadores o clientes remotos, en cuyo caso puede otorgarles acceso de invitado a su canal de Teams. El acceso de invitados garantiza que puedan comunicarse con alguien pero no puedan ver información privada.
Estrategias de comunicación de prueba
El hecho de que algunas de las características de Teams se superpongan con otras plataformas de Microsoft, como Yammer y Skype for Business, no significa que todas sean redundantes. Piense en ello como una oportunidad para probar diferentes estrategias de comunicación para descubrir cuál funciona mejor para usted. Por ejemplo, si la mayoría de sus clientes tienen una ID de Skype, puede usar Skype para llamadas de clientes.
Compartir conversaciones con nuevos miembros del equipo
Teams facilita la incorporación de nuevos empleados. En lugar de reenviar numerosos correos electrónicos y documentos a los nuevos empleados, use Teams para compartir conversaciones y proyectos anteriores con ellos. Esto permite que todos se pongan al día sin tener que lidiar con documentos engorrosos.
Microsoft Teams y otras soluciones de Office están equipados con muchas funciones útiles que pueden llevar algún tiempo dominar. Pero al aprovechar estas herramientas, podrá ahorrar tiempo y maximizar la eficiencia sin tener que gastar un centavo. Si tiene alguna pregunta sobre Microsoft Office y cómo puede beneficiar a su empresa, no dude en llamarnos.
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