Muchos dueños y gerentes de negocios reconocen fácilmente el hecho de que deben estar preparados para un desastre, y la mayoría tiene planes de respaldo implementados si algo realmente sale mal. La cuestión es que puede ser difícil saber realmente si su plan será suficiente para ayudar a su empresa a superar un desastre. Lo que puede ayudar es conocer las formas comunes en que fallan los planes de continuidad comercial (BCP).
Hay muchas formas en que un plan de continuidad comercial o de copia de seguridad y recuperación puede fallar, pero si conoce las razones más comunes, entonces puede planificar mejor para superar estos obstáculos, lo que a su vez le dará una mejor oportunidad de sobrevivir a un desastre. .
1. No personalizar un plan
Algunas empresas toman un plan que fue desarrollado para otra organización y lo copian palabra por palabra. Si bien el plan general a menudo seguirá la misma estructura en la mayoría de las organizaciones, cada negocio es diferente, por lo que lo que puede funcionar para uno, no necesariamente funcionará para otro. Cuando ocurre un desastre, es posible que los elementos del plan simplemente no funcionen, lo que genera demoras en la recuperación o algo peor. Por lo tanto, debe tomar medidas para asegurarse de que el plan que adopte funcione para su organización.
También es esencial personalizar un plan para responder a diferentes departamentos o roles dentro de una organización. Si bien un plan general de continuidad comercial es excelente, deberá adaptarlo para cada departamento. Por ejemplo, la orden de recuperación de sistemas puede ser diferente para marketing en comparación con finanzas. Si mantiene el mismo plan para todos los roles, podría enfrentar una recuperación ineficaz o confusión en cuanto a lo que se necesita, lo que en última instancia conduciría a una pérdida de negocios.
2. Planes de acción que contienen demasiada información
Una falla común de los planes de continuidad comercial es que contienen demasiada información en partes clave del plan. Esto se debe en gran parte a que muchas empresas cometen el error de mantener todo el plan en un documento o carpeta larga. Si bien esto hace que sea más fácil encontrar el plan, en realidad lo hace mucho más difícil. Durante un desastre, no desea que su personal y miembros clave hojeen páginas y páginas de información inútil para descubrir qué deberían estar haciendo. En realidad, esto podría terminar exacerbando el problema.
En su lugar, intente mantener los planes de acción (lo que debe hacerse durante una emergencia) separados del plan general. Esto podría significar mantener planes individuales en un documento separado en la misma carpeta, o una carpeta separada que se guarda al lado del plan total. Hacer esto acelerará el tiempo de acción, lo que hará que sea mucho más fácil para las personas hacer su trabajo cuando lo necesiten.
3. No definir correctamente el alcance
Es importante definir el alcance del plan, oa quién pertenece. ¿El plan que está desarrollando cubre toda la organización o solo departamentos específicos? Si no define correctamente para quién es el plan y qué cubre, podría haber confusión a la hora de implementarlo.
Si bien usted o algunos gerentes pueden tener el alcance definido en sus mentes, siempre existe la posibilidad de que no esté allí cuando ocurra un desastre y, por lo tanto, es probable que no se aplique el plan de manera efectiva. Lo que debe hacer es definir correctamente el alcance dentro del plan y asegurarse de que todas las partes lo conozcan.
4. Tener un plan poco claro o sin terminar
Los planes de continuidad deben ser claros, fáciles de seguir y, sobre todo, cubrir tanto como sea posible. Si su plan no se presenta de manera lógica y clara, o está escrito en un lenguaje simple y fácil de entender, existe una mayor probabilidad de que fracase. Por lo tanto, debe asegurarse de que todos aquellos que tienen acceso al plan puedan seguirlo después de la primera lectura y encontrar la información que necesitan de forma rápida y sencilla.
Más allá de esto, también debe asegurarse de que todas las instrucciones y estrategias estén completas. Por ejemplo, si tiene un plan de evacuación, asegúrese de que indique quién evacua a dónde y qué se debe hacer una vez que las personas lleguen a esos puntos. El objetivo aquí es establecer un plan lo más sólido posible, que mejorará aún más las posibilidades de que su empresa se recupere con éxito de un desastre.
5. No poder probar, actualizar y volver a probar
Hasta el plan más completo y articulado debe probarse periódicamente. El no hacerlo podría resultar en que los planes que alguna vez fueron adecuados no ofrezcan la cobertura que se necesita hoy. Para evitar esto, debe intentar probar su plan de forma regular, al menos dos veces al año.
A partir de estas pruebas, debe tomar nota de posibles cuellos de botella y fallas y tomar medidas para solucionarlos. Más allá de esto, si implementa nuevos sistemas o cambia los existentes, revise su plan y actualícelo para cubrir estas enmiendas y vuelva a probar el plan nuevamente.
Si está preocupado por su planificación de continuidad o desea ayuda para implementar un plan y sistemas de apoyo, contáctenos hoy.
Leave a Reply